Mitarbeitergespräch: Ablauf, Tipps und Inhalte

Vielen graut es vor dem Mitarbeitergespräch. Das Zusammensetzen von Chef und Mitarbeiter kann auf beiden Seiten für Spannungen sorgen. Mitarbeiter fürchten sich vielleicht vor Kritik und anderen schlechten Nachrichten, der Vorgesetzte ist gezwungen, Feedback zu geben, was ihm vielleicht nicht immer leicht fällt – ob es dabei nun um positive oder um negative Nachrichten geht.

Das Mitarbeitergespräch, auch Personal- oder Feedbackgespräch, sollte tatsächlich mit Fingerspitzengefühl angegangen, in erster Linie aber als Chance auf eine erfolgreiche Weiterentwicklung wahrgenommen werden. In unserem Ratgeber wollen wir umfassend zu diesem Thema aufklären und die Angst vor dem Mitarbeitergespräch anhand einer Checkliste zur Vorbereitung nehmen.

Spezifische Informationen zum Mitarbeitergespräch:

Personalgespräch

Welche Rechten und Pflichten haben Arbeitnehmer bei einem Personalgespräch?

Was genau ist ein Mitarbeitergespräch eigentlich?

Ein solcher Dialog soll vor allem dem Austausch zwischen der Führungskraft und seinem Angestellten dienen – an dieser Stelle grenzt sich das Personalgespräch von einer einfachen Leistungsbeurteilung ab.

Verbreitet ist die Variante, ein jährliches Mitarbeitergespräch zu führen. Dabei sollen beide Seiten die Möglichkeit haben, Lob und Kritik sowie Wünsche und Ziele im Mitarbeitergespräch zu äußern. Ein offenes Gespräch kann die Entwicklung des Arbeitnehmers fördern, dessen Stärken und Schwächen besprechen und sie für das Unternehmen nutzen und die Motivation steigern. Der Mitarbeiter erfährt, wo er in der Firma steht und welche Chancen sich damit evtl. für ihn auftun. Die wichtigsten Punkte sollten dabei in einem Protokoll festgehalten werden. Dieses muss vom Vorgesetzten unter Verschluss gehalten werden, ein Formular mit den vereinbarten Maßnahmen kann nach der Zustimmung des betroffenen Kollegen an die Personalabteilung weitergereicht werden.

Ein solcher Austausch kann dabei nicht nur als regelmäßige (meist mindestens einmal im Jahr) Pflicht stattfinden, sondern auch anlassbezogen sein. Je nachdem, welche Art von Unterredung anliegt, werden die Inhalte im Mitarbeitergespräch variieren. Wir wollen daher im Folgenden auf die unterschiedlichen Arten eines solchen Austauschs eingehen.

Anlässe für Mitarbeitergespräche: verschiedene Arten

Es kann verschiedene Anlässe geben, den Kollegen zu einer Unterredung unter vier Augen zu bitten. Der Zweck, der dahinter steht, bestimmt die Art des Austauschs.

• Mitarbeiterjahresgespräch: Bei diesem Gespräch mit dem Chef steht ein breites Themenfeld im Fokus. Hierbei wird der zurückliegende Zeitabschnitt ausgewertet. Basierend darauf sollen konkrete Maßnahmen für die kommende Periode im Unternehmen besprochen werden. Hier ist es besonders angebracht, sich vorher einen Leitfaden für das Mitarbeitergespräch zu überlegen. Diese Art von Personalgespräch kann auch in kürzeren Zeitabständen stattfinden. Anlass kann bspw. auch das Ende der Probezeit o. Ä. sein.
• Anerkennungsgespräch: Hierbei wird der Raum geboten, besondere Leistungen oder vorbildliches Verhalten zu loben. Auf diese Weise werden solche Aspekte gestärkt, der Mitarbeiter fühlt sich wertgeschätzt.
• Kritikgespräch: Es bildet den Gegensatz zum eben erwähnten Anerkennungsgespräch. Sollte der Mitarbeiter Fehler gemacht haben oder der Vorgesetzte aus anderen (objektiven) Gründen den Anlass sehen, mit den Leistungen des Angestellten unzufrieden zu sein, wird es in einem solchen Gespräch vermittelt. Ziel ist, dem Verhalten des Mitarbeiters auf den Grund zu gehen und es zu korrigieren. Die Unterredung sollte zeitnah nach Feststellung des Fehlers stattfinden.
• Konfliktgespräch: Bestehende Konflikte müssen hier zunächst einer Analyse unterzogen werden. Um eine Lösung zu finden, sollten alle Konfliktparteien ins Mitarbeitergespräch miteinbezogen werden. Die Führungskräfte fungieren hier vor allem als neutrale Moderator.
• Rückkehrgespräch: Kehrt ein Mitarbeiter nach einem Sabbatjahr, der Elternzeit, nach langer Krankheit o. Ä. wieder, findet ein Rückkehrgespräch statt. Hier steht die Wiedereingliederung im Vordergrund.
• Beratungs– oder Informationsgespräch: Sollte eine wichtige Entscheidung ins Haus stehen – auf welcher Seite auch immer – , kann hierbei eine Grundlage für die Entscheidungsfindung geschaffen werden. Dafür können umfassende Informationen vermittelt werden.
• Zielvereinbarungsgespräch: Hier geht es darum, die in einem vorangegangenen Mitarbeitergespräch vereinbarten Ziele und die Erreichung der selben zu überprüfen und ggf. neu zu definieren. Natürlich kann es in einem Mitarbeitergespräch auch um Zielvereinbarung gehen, ohne dass es vorher eine entsprechende Unterredung gab.

Tipp der Redaktion: Mehr Informationen zu den verschiedenen Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es auf wienerjobs.at.

Kann ich ein Mitarbeitergespräch ablehnen?

Wenn der Mitarbeiter vom Vorgesetzten zum Gespräch gebeten wird, schwant diesem häufig erstmal Übles. Wird mit dem Gedanken gespielt, dieses einfach zu verweigern, müssen wir Sie jedoch darüber aufklären, dass diese Möglichkeit nicht besteht.

Als Angestellter können Sie jederzeit zu einer Unterredung aufgefordert werden, sofern diese mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängt. Generell besteht eine Auskunftspflicht zu sämtlichen Belangen, die zu dem Aufgabenbereich des Betroffenen gehören. Eine Weigerung würde demnach einen Verstoß gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten darstellen.

Ein Mitarbeitergespräch führen

Die Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch ist wirklich das A und O an dieser Stelle. Tauchen Sie unvorbereitet auf, wo eigentlich ein förderlicher Austausch stattfinden soll – egal, ob als Führungskraft oder als diesem untergestellten Arbeitnehmer – zeugt dies von mangelndem Respekt und fehlendem Engagement. Wir geben daher Tipps, mit welchen Aspekten Sie sich vorher auseinandersetzen sollten, um das Feedback angemessen vorzubereiten.

Anstehendes Personalgespräch: Vorbereitung ist essentiell!

Als Faustregel gilt hier: Die Vorbereitung sollte ungefähr so lang andauern, wie auch der Zeitraum für das Gespräch angesetzt ist. Für den Vorgesetzten gilt an dieser Stelle: Geben Sie auch Ihren Untergebenen genügend Zeit, sich mit möglichen Themen auseinanderzusetzen. Die Einladung zum Mitarbeitergespräch sollte daher nicht zu kurzfristig ausgegeben werden.

Für Arbeitnehmer und Vorgesetzten gilt es nun, sich damit zu beschäftigen, wie Sie dieses Personalgespräch führen wollen. Beide sollten sich darüber im Klaren sein, welche Art von Gespräch stattfindet und was Sie sich davon erhoffen. Eine gute mentale Vorbereitung hilft, auch schwierige Mitarbeitergespräche zu führen – so können Sie auch bei unangenehmen Überraschungen ruhig bleiben.

Der Vorgesetzte bzw. der Gesprächsführer sollte sich im Vorfeld für das Mitarbeitergespräch einen Leitfaden überlegen. Hinzu kommen die organisatorischen Fragen (Wo, wann, wie lang). Förderlich ist es zudem, wenn Sie auch die Themen eingrenzen, damit Sie am Ende nicht abschweifen. Stehen hier die Leistungen im Vordergrund? Oder wollen Sie vielmehr das Verhalten des Kollegen reflektieren?

Oftmals existiert für ein solches Mitarbeitergespräch ein Formular, welches abgearbeitet werden soll. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich während des Gesprächs daran orientieren und gleichzeitig die Vorbereitungszeit minimieren können.

Besser wäre es jedoch, wenn Sie individueller arbeiten und dabei auf die Persönlichkeit des Kollegen eingehen. Der eine strotzt vielleicht nur so vor Selbstbewusstsein und neuen Ideen, der andere braucht mithilfe der Mitarbeitergespräche etwas mehr Ermutigung oder mehr Unterstützung beim Runterbrechen der Ziele und dem Finden von Lösungsoptionen.

Zur Vorbereitung als Mitarbeiter vor dem Gespräch ist es vor allem wichtig, die eigenen Leistungen bzw. das eigene Verhalten der letzten Zeit zu reflektieren. Machen Sie sich darauf gefasst, Kritik zu erhalten. Gleichzeitig sollten Sie bereits Überlegungen anstellen, wie Sie es besser machen wollen. Mit dieser Vorbereitung können Sie zudem mit etwas mehr Sicherheit in das Mitarbeitergespräch gehen.

Ablauf und Leitfaden: Hiermit müssen Sie rechnen!

Falls Sie für das Mitarbeitergespräch eine Vorlage suchen, können Sie sich gern an unserem folgenden Leitfaden orientieren. Wie eben erwähnt, wäre es jedoch optimal, wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Persönlichkeit des Mitarbeiters in Betracht zu ziehen und das Gespräch diesem anzupassen.

1. Gesprächseröffnung: Im Idealfall kann eine entspannte Atmosphäre schon durch die Wahl des Orts geschaffen werden. Um in das Feedbackgespräch einzusteigen ist sinnvoll, zunächst den geplanten Ablauf zu skizzieren und den Anlass dazu Revue passieren zu lassen: Wieso sitzen Sie heute hier? Was soll mit dem Gespräch erreicht werden? Wie viel Zeit ist eingeplant? Dabei gilt es auch, sich über die Ziele einig zu werden und evtl. Verständnisfragen aus dem Weg zu räumen.
2. Anerkennung: Idealerweise kann Mitarbeitergesprächen die unwohle Stimmung genommen werden, wenn mit dem Lob begonnen wird. Was wurde gut gemacht? Welche Stärken gibt es?
3. Selbsteinschätzung & Feedback: Anschließend kann der Mitarbeiter gebeten werden, seine Leistungen selbst einzuschätzen. Der Vorgesetzte kann dann direkt auf dessen Ausführungen antworten und evtl. Kritik äußern.
4. Erwartungen & Zielvereinbarungen: Beide Seiten haben nun die Möglichkeit, ihre Wünsche für die Zukunft zu äußern, ob es nun um das Verhalten oder um die aufgabenbezogenen Leistungen geht. Sie sollten sich darüber einig werden und konkrete Maßnahmen und Pläne (Zielvereinbarungen, Fürderungsmaßnahmen) formulieren.
5. Gesprächsabschluss: Hier sollte dem Mitarbeiter genügend Zeit eingeräumt werden, eigene bzw. noch offen gebliebene Fragen zu stellen. Diese Gelegenheit kann auch genutzt werden, um den Mitarbeiter nach seiner Einschätzung des Vorgesetzten zu fragen. Anschließend folgt ein Fazit und ggf. ein Feedback zum Gespräch. Die Inhalte sollten darüber hinaus in einem Protokoll vom Mitarbeitergespräch festgehalten werden.

Tipps für das Personalgespräch

Sich an die formalen Anforderungen zu halten, ist die eine Sache. Das Rundherum ist das, was den meisten Menschen Kopfzerbrechen bereitet. Wir wollen einige wichtige Aspekte noch einmal ansprechen und Vorschläge für deren Handhabung bereiten.

Ratschläge für den Vorgesetzten

Der Vorgesetzte ist im Regelfall mit der Organisation des Gesprächs betraut. Geht es um den passenden Ort, so sollte ein abgetrennter, ruhiger Bereich gewählt werden, bei dem es nicht zu Störungen kommen kann. Laptops, Handys u. Ä. sind idealerweise auf lautlos zu stellen.

Ein Tisch wäre angebracht, um sich Notizen zu machen. Gleichzeitig kann dieser dem eher introvertierten Mitarbeiter etwas Schutz bieten.

Tipp: Setzen Sie sich nicht direkt gegenüber. Dies könnte auf einige Persönlichkeiten bedrohlich wirken. Für die Atmosphäre könnte bspw. eine kleine Bewirtung besorgt werden – kleine Getränke u. Ä., um eine lockere und wertschätzende Stimmung zu schaffen.

Im Mitarbeitergespräch kann es sich als förderlich erweisen, die persönlichen Wahrnehmungen zu schildern, anstatt den Gegenüber direkt anzugreifen. Sätze wie: „Ich habe den Eindruck, dass …“ vermeidet eine direkte Abblockung besser als eine aggressive Schuldzuweisung.

Seien Sie außerdem transparent und erklären Sie, wie Sie zu Ihren Schlüssen kommen. Versteht der Gesprächspartner Ihre Schlussfolgerungen, bringt er eher Verständnis auf.

In den meisten Feedbackgesprächen hat der Chef den weit größeren Redeanteil. Daher sollte dieser nicht nur dem Mitarbeiter Gelegenheit geben, das Wort zu ergreifen, sondern diesen auch dazu ermuntern. Dafür können Sie Fragen vorbereiten, die auf den Mitarbeiter zugeschnitten sind. Beispiele sind:

• Sind Sie mit dem Arbeitsklima zufrieden?
• Was haben Sie im letzten Jahr gelernt?
• Was motiviert Sie an diesem Job besonders?
• In welchen Bereichen würden Sie sich gern weiterentwickeln?

Das Mitarbeitergespräch meistern: Tipps für den Mitarbeiter

Der Mitarbeiter geht vermutlich mit einem flaueren Gefühl in das Meeting als sein Chef. Schließlich steht die Bewertung der eigenen Leistungen an und auf manche kann die höhere Position des Vorgesetzten einschüchternd wirken. Eine gute Vorbereitung kann an dieser Stelle bereits mental für mehr Sicherheit sorgen.

Dazu zählt auch, dass Sie sich über Ihre Ziele für die kommende Periode im Klaren sind. Sitzen Sie unvorbereitet in der Unterredung, machen Sie einen uninteressierten und unmotivierten Eindruck. Seien Sie also ruhig ambitioniert, halten Sie aber Ihre Ziele realistisch.

Generell können Sie auch ansprechen, dass Sie sich finanziell weiterentwicklen möchten, sollten aber die Verhältnismäßigkeit zu ihren Leistungen / der Dauer Ihrer Anstellung im Auge behalten.

Bleiben Sie immer freundlich, sachlich und kritikfähig. Im Idealfall sehen Sie das Mitarbeitergespräch als Chance, Ihre beruflichen Träume zu verwirklichen – ob Sie nun eine neue Position, andere Aufgaben oder ein besseres Gehalt möchten. Eine positive Einstellung zeigt Wertschätzung, Engagement und Spaß am Job.

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Über den Autor

Jörg K.

Jörg hat Rechtswissenschaften an der Universität Passau studiert. Nachdem er Erfahrung in verschiedenen Verlagen gesammelt hat, stieß er 2019 zur Redaktion von arbeitsvertrag.org. In seinen Ratgebern befasst er sich mit verschiedenen Themen rund um Arbeitsrecht.