Krankmeldung: Was Arbeitnehmer wissen müssen

Viele Arbeitnehmer kennen das Problem: Morgens werden sie wach und fühlen sich unwohl. Eine Erkältung, Rückenschmerzen oder eine Magen-Darm-Grippe plagen sie. Da hilft meistens nur eins: der Weg zum Arzt. Wenn der Doktor sie krank schreibt, müssen sie Ihren Arbeitgeber darüber informieren. Oder muss das bereits vor dem Arztbesuch geschehen?

Viele Mythen ranken sich um die Krankmeldung im Arbeitsrecht. Aus diesem Grund kommt es auch nicht selten vor, dass Arbeitnehmer eine Abmahnung in Verbindung mit ihrer Krankmeldung erhalten, da diese zu spät oder gar nicht eingereicht wurde.

Aber wann muss der Arbeitgeber über die Krankmeldung informiert werden? Was passiert, wenn Sie die Krankmeldung nicht abgeben? Wie können Sie selbst eine Krankmeldung per E-Mail schreiben? Eine Vorlage dazu sowie Informationen rund um das Thema „Krankmeldung im Arbeitsrecht“ erfahren Sie in unserem Ratgeber.

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Welche Gründe rechtfertigen eine Krankmeldung?

Es gibt für eine Krankmeldung ganz unterschiedliche Gründe. Besonders in der kalten Jahreszeit sind viele Arbeitnehmer von Erkältung und Grippe betroffen.

Meistens quält sie eine Schniefnase, ununterbrochener Husten, Gliederschmerzen, Fieber, Kopfschmerzen und Appetitlosigkeit.

Auch wenn sie sich nicht allzu schlecht fühlen, kann es sinnvoll sein, einen Arzt aufzusuchen und sich ein paar Tage auszuruhen. Oftmals stecken Sie auf der Arbeit nur weitere Kollegen an, die dann wiederum auch ausfallen. Eine Alternative für Büroarbeiter kann zudem das Homeoffice sein.

Im Sommer kann die Hitze auch stark auf das Gemüt schlagen. Unklimatisierte Räume auf der Arbeit oder das Schuften in der prallen Sonne sorgen schnell dafür, dass Ihnen schwindelig wird und Sie Kopfschmerzen bekommen. In diesem Fall ist ein Arztbesuch dringend anzuraten. Kreislaufprobleme zählen auch zu häufigen Ursachen einer Krankmeldung.

Bei täglicher Arbeit im Sitzen klagen Arbeitnehmer oftmals über Rücken-, Nacken- oder Kopfschmerzen. Oftmals liegt die Ursache hierin bei Frischluftmangel oder fehlender Bewegung. Sollten diese Maßnahmen allerdings nicht helfen, kann Ihr Arzt den Schmerzen auf den Grund gehen und Sie zunächst krankschreiben.

Für eine längere Krankmeldung oder gar Arbeitsunfähigkeit sorgen oftmals Depressionen, Burn-Out-Syndrom sowie ein ständiger Bluthochdruck. Diese Krankheiten können ein Indiz für eine Überarbeitung sein, wodurch der Doktor dem Arbeitnehmer in der Regel einige Tage oder gar Wochen Ruhe und Erholung gewährt.

Wann müssen Sie sich beim Arbeitgeber krank melden?

In § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) ist die Frist für das Einreichen einer Krankmeldung beim Arbeitgeber verankert. Dort steht geschrieben, dass der Vorgesetzte „unverzüglich“ über die Arbeitsunfähigkeit informiert werden muss. Aber was bedeutet unverzüglich in diesem Zusammenhang?

Die Krankmeldung muss also erfolgen sobald Sie wissen, dass Sie nicht auf der Arbeit erscheinen können. Erst im Anschluss daran können Sie Ihren Arzt aufsuchen. Nur so kann gewährleistet werden, dass der Chef noch einen Ersatz für Ihren Arbeitsausfall finden kann.

Wichtig ist dabei, dass die Krankmeldung beim Arbeitgeber in jedem Fall ankommt. Laut EntgFG gibt es keine genaue Vorschrift in welcher Form die Krankmeldung eingereicht werden muss. Der Arbeitnehmer kann seinen Chef also per E-Mail, Telefon, Fax oder SMS darüber informieren, dass er nicht auf der Arbeit erscheint.

Wenn Sie beim Arzt waren und dieser Sie krank schreibt, bekommen Sie eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt. Der gelbe Schein muss per Gesetz dem Arbeitgeber erst am vierten Tag vorgelegt werden. Allerdings gilt dabei Obacht:

In vielen Arbeitsverträgen stehen dazu gesonderte Klauseln, die beispielsweise besagen, dass Sie die Arbeitsunfähigkeit schon am ersten Tag vorlegen müssen. Dies muss in der Regel auch nicht persönlich geschehen, sondern kann per E-Mail oder Fax erfolgen. Beachten Sie daher unbedingt die Vorgaben in Ihrem Arbeitsvertrag.

Krankmeldung: Wird die Diagnose dem Arbeitgeber mitgeteilt?

Nach spätestens vier Tagen muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber vorliegen. Dieses Dokument besteht aus drei Teilen. Eine Ausfertigung behält der Arzt für seine Unterlagen. Zudem erhält auch die Krankenkasse die Bescheinigung.

Auch der Arzt behält eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung inklusive Diagnose. Für Ihre persönlichen Unterlagen dient ein Durchschlag des Dokuments. Auch hier ist die Diagnose vermerkt. Aber bekommt der Vorgesetzte die Krankmeldung ebenfalls mit Diagnose? Müssen Sie Ihrem Chef mitteilen, woran Sie erkrankt sind?

Der Arbeitgeber erhält einen kleineren Durchschlag der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Auf diesem ist die Diagnose nicht vermerkt. Auch wenn der Chef von Ihnen verlangt, dass Sie ihm die Gründe für Ihre Krankmeldung mitteilen, sind Sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet. Ihre Krankenkasse sowie Ihr Arzt dürfen Ihrem Arbeitgeber übrigens nicht mitteilen, weshalb Sie krankgeschrieben sind.

Benötigen Sie eine Krankmeldung für einen Tag?

Es besteht grundsätzlich eine Mitteilungspflicht für die Krankmeldung am ersten Tag. Aber muss für einen Krankheitstag eine Bescheinigung vorliegen?

Oftmals plagen einen Migräne oder Kreislaufprobleme, die bereits am nächsten Tag wieder wie weg geflogen sind, sofern Sie sich ausruhen und viel schlafen.

Ein Arztbesuch kann besonders bei einer Migräne kontraproduktiv sein. Denn Betroffene wissen, dass es am wichtigsten ist, wenn Sie sich in einen dunklen ruhigen Raum legen und ausruhen. Ein lautes, überfülltes Wartezimmer beim Arzt ist in der Regel lichtdurchflutet. Zudem warten Sie meistens eine Stunde oder gar länger bis Sie an der Reihe sind.

In Paragraph 5 EntgFG wird gesetzlich festgelegt, dass eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei mehr als drei Tagen Krankheit dem Arbeitgeber am vierten Tag vorliegen muss. Dementsprechend muss die Krankmeldung bei einem Arbeitstag meistens nicht vom Arzt bescheinigt werden.

Gerade bei leichten Erkrankungen soll es dem Arbeitnehmer so ermöglicht werden, sich auszuruhen und nicht sofort zum Arzt zu müssen. Grundsätzlich darf der Vorgesetzte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch früher verlangen. Dafür muss keine Begründung vorgelegt werden. Eine sofortige Krankmeldung am ersten Krankheitstag und bestenfalls vor Arbeitsbeginn ist allerdings dennoch Pflicht.

Wie erfolgt eine Krankmeldung im Urlaub?

Endlich ist er da: der langersehnte Sommerurlaub am Strand. Palmen, Meer und Sonne satt – Arbeitnehmer fiebern dem Urlaub meistens schon Monate vorher entgegen. Durch den jährlichen Erholungsurlaub können Sie sich entspannen, ohne dass Sie an die Arbeit und Ihre Pflichten denken müssen.

Aber was können Sie tun, wenn Sie im Urlaub plötzlich erkranken? Wann muss dem Arbeitgeber eine Krankmeldung vorliegen? Benötigen Sie eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung? Können Sie die Urlaubstage nachholen oder verfallen diese, wenn Sie im Urlaub krank werden?

Sind Sie krank im Urlaub, muss die Krankmeldung wie üblich unverzüglich beim Arbeitgeber gemeldet werden. Auf die Urlaubstage, die Sie krank verbracht haben, müssen Sie allerdings nicht verzichten. Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf Nachgewährung von Urlaubstagen. Diese müssen allerdings beim Chef neu beantragt werden.

Sie sollten daher Ihren Urlaub nicht eigenmächtig verlängern. In diesem Fall kann eine Abmahnung oder im schlimmsten Fall gar eine fristlose Kündigung erfolgen.

Kann eine Krankmeldung auch rückwirkend ausgestellt werden?

Sobald Sie feststellen, dass Sie nicht zur Arbeit gehen können, müssen Sie den Arbeitgeber über zwei wesentliche Punkte informieren:

1. Eine Krankmeldung sollte ausgesprochen werden.
2. Sie müssen dem Chef mitteilen, wie lange Sie voraussichtlich krankgeschrieben sind.

Zweiteres ist schwer abzuschätzen. Hierbei geht es für den Arbeitgeber allerdings vor allem um Planungssicherheit. Er muss wissen, ob Sie nur kurz ausfallen oder ob die Arbeit für eine längere Zeit umorganisiert werden muss.

Aber wie verhält sich dies, wenn der Arbeitnehmer am ersten Tag der Krankheit keinen Arzt aufsucht, weil er vermutet, dass die Erkrankung schnell wieder vorbei ist? Kann der Doktor die Krankmeldung auch rückwirkend ausstellen? Wenn ja, wie viele Tage lässt sich die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zurückdatieren?

Grundsätzlich ist eine Rückdatierung der Bescheinigung nur in absoluten Ausnahmefällen möglich. Der Arzt muss gewissenhaft prüfen, ob der Patient am vorigen Tag tatsächlich auch schon krank gewesen sein könnte. Rückwirkend kann ein Arzt Sie dementsprechend maximal bis zu drei Tage krankschreiben.

Darf der Arzt die Krankmeldung verlängern?

Wenn Sie bei einem Arzt vorstellig sind, muss dieser abschätzen, wie lange Sie vermutlich arbeitsunfähig sein werden. Nicht immer kann dies genauestens abgeschätzt werden. Oft dauert die Genesung von einer Erkältung oder Grippe länger als der Arzt auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung veranschlagt hat.

Aber wie gehen Sie am besten vor, wenn Sie beispielsweise bis einschließlich Mittwoch krankgeschrieben sind, Sie sich allerdings noch nicht gesund genug fühlen, um wieder zur Arbeit zu gehen?

In jedem Fall sollten Sie den Arzt erneut aufsuchen. Dies tun Sie bestenfalls an Ihrem letzten Krankheitstag. Andernfalls kann der Anspruch auf Krankengeld entfallen.

Bei Ihrem Arztbesuch kann der Doktor Ihnen dann eine erneute Krankmeldung ausstellen, die an die vorherige anknüpft.

Sie bekommen ebenfalls einen gelben Schein, allerdings ist oben rechts nun nicht mehr „Erstbescheinigung“ angekreuzt sondern „Folgebescheinigung“.

Im Anschluss an den Arztbesuch sollten Sie unverzüglich Ihren Vorgesetzen über die Verlängerung Ihrer Krankmeldung informieren. Nur so kann Ihr Chef sicherstellen, dass er rechtzeitig einen Ersatz für Sie findet.

Krank ohne Krankmeldung: Welche Folgen hat das?

Wachen Sie morgens auf, stellen fest, dass Sie krank sind und informieren nicht unverzüglich Ihren Arbeitgeber darüber, kann dies arbeitsrechtliche Folgen nach sich ziehen. Erfolgt die Krankmeldung zu spät, kann der Chef eine Abmahnung und im schlimmsten Fall sogar eine fristlose Kündigung veranlassen.

Können Sie sich durch einen Unfall z. B. nicht vor Arbeitsbeginn bei Ihrem Chef krank melden, dann bedeutet „unverzüglich“, dass Sie in der Lage sind, zumindest einen Dritten zu bitten, Ihren Arbeitgeber über Ihre Krankmeldung zu informieren.

Je nachdem, mit wie viel Verzögerung Sie Ihrem Chef die Krankmeldung zugetragen haben, kann die Abmahnung unterschiedliche Auswirkungen haben. Informieren Sie Ihren Vorgesetzten über mehrere Tage bezüglich Ihres Gesundheitszustands und der voraussichtlichen Dauer nicht, droht schlimmstenfalls bei wiederholtem Fall eine verhaltensbedingte Kündigung.

Ist arbeiten trotz Krankmeldung erlaubt?

Der Arzt kann immer nur abschätzen, für wie lange eine Krankmeldung nötig ist. Nicht selten kann es daher auch vorkommen, dass der Arbeitnehmer bereits nach drei Tagen wieder fit ist und zur Arbeit gehen könnte, obwohl er für eine Woche krankgeschrieben ist.

Wenn Sie wieder gesund sind und sich wieder in der Lage fühlen zu arbeiten, müssen Sie auch wieder auf der Arbeit erscheinen.

Schleppen Sie sich allerdings nicht trotz einer Krankschreibung zur Arbeit, wenn Sie nicht fit sind. In diesem Fall riskieren Sie eine Verschlechterung Ihres Gesundheitszustands.

Krankmeldung als Vorlage: So verfassen Sie eine Mail an Ihren Arbeitgeber

Eine Krankmeldung zu schreiben, ist in der heutigen Zeit kein Problem mehr. Meistens können Sie Ihren Vorgesetzten per SMS oder E-Mail über die Arbeitsunfähigkeit informieren. Aber wie können Sie die Krankmeldung formulieren? Folgendermaßen kann diese aussehen:

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Über den Autor

Jörg K.

Jörg hat Rechtswissenschaften an der Universität Passau studiert. Nachdem er Erfahrung in verschiedenen Verlagen gesammelt hat, stieß er 2019 zur Redaktion von arbeitsvertrag.org. In seinen Ratgebern befasst er sich mit verschiedenen Themen rund um Arbeitsrecht.