Das Empfehlungsschreiben – was sollte drin stehen?

Sind Sie auch der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz, durchforsten Sie in der Regel eine Menge Stellenanzeigen, von denen häufig nur einige in Frage kommen.

Hier präsentiert sich der neue Arbeitgeber genauso wie die Stelle, welche zu besetzen ist. Es gilt nun, aufmerksam zu lesen, welche Leistungen gefordert werden und was für Unterlagen der künftige Arbeitgeber gerne von Ihnen hätte, um sich ein umfassendes Bild machen zu können.

Immer häufiger wird vom künftigen potenziellen Mitarbeiter verlangt, ein oder mehrere Referenzschreiben der Bewerbung beizulegen, in denen sich eine andere, unabhängige Person positiv und glaubwürdig über die Eignung äußert. Es handelt sich hierbei nicht um ein Arbeitszeugnis, das nur vom Arbeitgeber oder der jeweiligen Personalabteilung ausgestellt werden darf.

Was sind Referenzen?

Bei Referenzen handelt es sich um sogenannte Belege bzw. schriftliche Einschätzungen einer Person mit gutem Leumund. Sie gibt mit einem Referenzschreiben eine persönliche Meinung darüber ab, warum die entsprechende Person qualifiziert ist und was ihre Arbeit auszeichnet. Der künftige Arbeitgeber kann sich, basierend hierauf, ein besseres Bild vom Anwärter machen.

Doch was bedeutet überhaupt Referenz? Aufgeführt werden in einem persönlichen Empfehlungsschreiben in der Regel die Qualitäten, die einen Bewerber besonders machen. Für die Korrektheit der Angaben steht der Empfehlende ein – er bürgt also quasi mit seinem Namen.

Wer sollte Arbeitsreferenzen ausstellen?

Auf der Suche nach einem geeigneten Kandidaten, der mit seiner Empfehlung Ihr Weiterkommen beflügeln soll, beachten Sie:
Nicht jeder persönliche oder berufliche Kontakt ist hierfür tatsächlich auch geeignet.

Überlegen Sie daher vorher, wessen Einschätzung Ihrer Karriere förderlich sein könnte.

In der Regel helfen bei der Arbeitsbewertung im Rahmen vom Empfehlungsschreiben folgende Kriterien weiter:

• höhere Hierarchiestufe/mehr Erfahrung
• jemand, der die eigene Arbeit beurteilen kann, da er Teil vom eigenen Team war und damit gut in der Lage ist, ein fundiertes Urteil abzugeben

Referenzen müssen nicht zwingend als persönlich formulierte Mitteilung einer Bewerbung hinzugefügt werden. Unter Umständen sind auch Referenzen auf Anfrage möglich. Das bedeutet: Sie führen die Kontaktmöglichkeiten zu Ihrem Fürsprecher beispielsweise im Lebenslauf auf. Dort kann sich der Adressat dann melden und selbst Auskunft einholen.

Wozu werden Referenzschreiben benötigt?

Referenzen angeben, müssen Sie jedoch häufig nicht nur, wenn Sie einen neuen Arbeitsplatz wollen. Häufig wird ein solches „Zeugnis“ auch verlangt, wenn ein Praktikum oder Stipendien zu vergeben sind bzw. Sie sich um ein Studium bewerben.

Hier bietet es sich an, dass sie Referenzen einholen von einem ehemaligen Professor oder Dozenten, der sich lobend über Sie äußert. Aber auch Mentoren, Ausbilder, Lehrer usw. sind als Aussteller einer Arbeitsreferenz geeignet.

Wie schreibe ich eine Referenz? Das sollte im Referenzschreiben enthalten sein

Wurden Sie nun damit beauftragt, eine Referenz zu schreiben, fragen Sie sich sicher, welche Informationen sie aufweisen sollte und wie es aussehen sollte.

Grundsätzlich sind Sie in der Gestaltung relativ frei, gibt es doch keine allgemeingültigen Regeln diesbezüglich. Damit ein Referenz- oder Empfehlungsschreiben beim künftigen Arbeitgeber jedoch so gut wie möglich ankommt, empfiehlt es sich, folgende Angaben zu machen.

• Ganz oben sind die eigenen Kontaktdaten sowie das Unternehmen, in dem Sie arbeiten, anzugeben.
• Ebenfalls wichtig ist ein Hinweis auf das Datum des Schreibens.
• Anschließend können Sie sich selbst und Ihre Funktion/Tätigkeit in einem kurzen Abriss vorstellen.
• Nun folgt der Übergang zu der Person, die empfohlen wird. Wie lange und von wann bis wann hatten Sie miteinander zu tun?
• Mit welchen Aufgaben war der Empfohlene währenddessen betraut? Welche Fähigkeiten musste er dabei anwenden bzw. was hat er erlernt?
• Welche Erfahrung hat er mit der Arbeit im Team, der Selbstorganisation usw.? Welche weiteren Softskills beherrscht er?
• Das Empfehlungsschreiben endet mit dem Hinweis, bereitwillig für Rückfragen zur Verfügung zu stehen.

Wenn Sie ein Referenzschreiben erstellen, berücksichtigen Sie bei Ihren Formulierungen prinzipiell folgende Tipps:

• Egal ob Referenzschreiben für Freiberufler oder Angestellte, es sollte einen persönlichen Charakter aufweisen.
• Schreiben Sie darüber hinaus möglichst authentisch, damit der Adressat sich einen umfassenden Eindruck über den Bewerber machen kann.
• Und schließlich ist auch die Glaubwürdigkeit des Verfassers nicht zu gering zu bewerten. Sie tun gut daran, möglichst konkret aufzuführen, weshalb der Empfohlene besonders geeignet ist.

So sieht ein Empfehlungsschreiben als Muster aus

Sitzen Sie nun vor einem weißen Blatt und wissen nicht, wie Sie anfangen sollen, braucht es häufig etwas Inspiration. Wie ein Empfehlungsschreiben zum Beispiel aussehen kann, zeigen wir Ihnen im Folgenden. Dabei handelt es sich natürlich nur um einen Vorschlag, welcher der Inspiration dient.

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Über den Autor

Jörg K.

Jörg hat Rechtswissenschaften an der Universität Passau studiert. Nachdem er Erfahrung in verschiedenen Verlagen gesammelt hat, stieß er 2019 zur Redaktion von arbeitsvertrag.org. In seinen Ratgebern befasst er sich mit verschiedenen Themen rund um Arbeitsrecht.