Die Dienstreise: Rechtliches zu Arbeitszeit, Dienstreiseantrag, Kosten und mehr!

Dienstreisen sind in vielen Berufsbranchen nur schwer zu umgehen. Dabei kann es dazu kommen, dass Arbeitgeber eigenständig ihre Beschäftigten zu Reisen auffordern. Arbeitnehmer können aber auch aus eigenem Interesse, weil sie beispielsweise Fortbildungen wahrnehmen wollen, eine Geschäftsreise in Erwägung ziehen.

Doch egal aus welchem Antrieb eine Dienstreise mit Firmenwagen oder Privat-Pkw unternommen wird, es tun sich rechtliche Fragen auf.

Wie ist die Arbeitszeit während einer Dienstreise geregelt? Wann muss ein Dienstreisevertrag gestellt werden? Wonach richtet sich das Tagegeld? Im vorliegenden Ratgeber erhalten Sie die Antworten auf diese Fragen.

Die Notwendigkeit des Dienstreiseantrags

Wird Ihnen von Ihrem Arbeitgeber eine Dienstreise auferlegt, müssen Sie sich in der Regel nicht weiter um organisatorische Dinge kümmern. Anders sieht es aus, wenn Sie aus eigenen Stücken eine Reise antreten wollen, beispielsweise um an einem Fortbildungskurs teilzunehmen. In diesem Fall müssen Sie grundsätzlich vor etwaigen Reisevorbereitungen einen schriftlichen Antrag stellen und auch genehmigt bekommen. Eine Ausnahme davon: Sie treten eine Dienstreise am Dienstort an – also innerhalb der Stadt, in der Ihre Arbeitsstelle ihren Sitz hat.

In den meisten Fällen ist bei einem eigenwilligen Reisewunsch jedoch ein Dienstreiseantrag erforderlich. Das sorgt nicht nur dafür, dass Ihr Arbeitgeber rechtszeitig informiert wird und sich um den Versicherungsschutz kümmern kann. Fallen auf einer Dienstreise Spesen an, können diese erfasst und folglich auch übernommen werden. Beachten Sie weiterhin:

• Den Dienstreiseantrag bekommen Sie direkt bei Ihrem Vorgesetzten oder der verantwortlichen Personalabteilung.
• Dem ausgefüllten Antrag sind oft noch zusätzliche Unterlagen beizulegen. Das können beispielsweise Programminformationen oder Einladungen sein, welche das eigene Interesse an der bevorstehenden Dienstreise begründen.
• Sind alle Dokumente beisammen und ausgefüllt, müssen diese dem Vorgesetzten vorgelegt werden. Dieser entscheidet über die Genehmigung und setzt im besten Fall seine Unterschrift darunter.

Generell ist es empfehlenswert, den Dienstreiseantrag so früh wie möglich zu stellen, bei Inlandsreisen mindestens eine Woche im Vorhinein. Soll es ins Ausland gehen, ist es ratsam, etwas mehr Bearbeitungszeit einzuplanen.

Was ist Arbeitszeit auf einer Dienstreise?

Die Zeit, die Arbeitnehmer von ihrem Heim bis zur Arbeitsstätte brauchen, wird für gewöhnlich nicht zur eigentlichen Beschäftigungszeit hinzugerechnet.

Dafür wird eher der Begriff Wegezeit genutzt. So steht die Frage im Raum, ob eine Dienstreise ebenfalls nicht als Arbeitszeit zu betrachten ist.

Die Definition einer Dienstreise ist hier wichtig:

Diese ist in der Regel dann erfüllt, wenn Arbeitnehmer ihre reguläre Arbeitsstätte verlassen müssen, um ihre Tätigkeit in einem anderen Umfeld auszuüben. Fällt die Reisetätigkeit in die normale Arbeitszeit, ist diese auch wie üblich als Arbeitszeit zu vergüten. Das gilt auch dann, wenn die Reisedauer die reguläre Arbeitszeit unterschreitet. Der Vorgesetzte muss zahlen, da er sonst in Annahmeverzug gerät.

Ist eine betroffene Person am Zielort angekommen, ist es nicht immer eindeutig, ob die dortigen Tätigkeiten als Arbeitszeit oder Freizeit gelten. Hier ist genau auf die Anordnungen des Arbeitgebers zu achten. Gibt dieser vor, dass nach Ankunft Konferenzen besucht, E-Mails geschrieben, Akten gelesen oder Telefonate geführt werden müssen, handelt es sich mit hoher Sicherheit nicht um Freizeit. Eine Vergütung ist also Pflicht.

Grundsätzlich ist das Arbeitszeitgesetz bei einer Dienstreise und der auftauchenden Vergütungsfrage heranzuziehen. Doch dieses regelt ausschließlich den öffentlich-rechtlichen Arbeitsschutz, nicht jedoch die Vergütung:

Die konkreten Umstände, die Stellung des Arbeitnehmers und die branchenüblichen Regelungen sind deshalb immer zu beachten.

Werden einem Beschäftigten jedoch Aufgaben auferlegt, die er während seiner Reise erledigen soll, ist die anfallende Zeit definitiv als Arbeitszeit anzusehen.

Tagegeld für eine Dienstreise erhalten

In der Regel kommt es bei Dienstreisen zu einem Verpflegungsmehraufwand. Davon geht auch der Gesetzgeber aus und legt für jedes Jahr genau festgesetzte Pauschalbeiträge vor. Zahlt der Arbeitgeber diese gesetzlich festgelegten Beträge und übernimmt so die Reisekosten, wird gemeinhin vom Begriff des Tagegelds Gebrauch gemacht. Damit überhaupt ein Anspruch besteht, muss eine Dienstreise jedoch mindestens acht Stunden in Anspruch nehmen.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, eine Kilometerpauschale nach einer Dienstreise ausgezahlt zu bekommen. Die Grundbedingung dafür ist jedoch, dass Sie zusätzliche Kosten auf sich genommen und mit Ihrem privaten Fahrzeug oder mit einem öffentlichen Verkehrsmittel wie Bus und Bahn die Reise zum temporären Arbeitsort angetreten haben. Früher wurden Reisekosten nur bei der Nutzung des eigenen Fahrzeugs erstattet, das hat sich seit der Reform von 2014 jedoch geändert.

Die Dienstreise ins Ausland

Bei einer Dienstreise, die ins Ausland führt, gelten grundsätzlich die gleichen Voraussetzungen wie bei Fahrten im Inland. Es gibt jedoch einige Besonderheiten, insbesondere in Bezug auf die Übernahme der Kosten. So ist auf der Gesetzesebene nicht länger nur das Bundesreisekostengesetz (BRKG) zu beachten, auch die Vorschriften der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) müssen in diesem Fall befolgt werden.

Wollen Sie also für eine Auslandsdienstreise Tagegeld erhalten, um damit Ihre Reisekosten abzudecken, müssen Sie sich nach der ARV richten. Darin ist unter anderem festgeschrieben, dass ab dem 15. Tag einer Dienstreise das Tagegeld um 10 Prozent reduziert wird. Außerdem richten sich die zu erstattenden Spesen nach dem jeweiligen Land, welches bereist wird.

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Über den Autor

Jörg K.

Jörg hat Rechtswissenschaften an der Universität Passau studiert. Nachdem er Erfahrung in verschiedenen Verlagen gesammelt hat, stieß er 2019 zur Redaktion von arbeitsvertrag.org. In seinen Ratgebern befasst er sich mit verschiedenen Themen rund um Arbeitsrecht.