Arbeitgeber möchten nur das bezahlen, was der Angestellte auch gearbeitet hat. Und der wiederum möchte nur das arbeiten, was er auch bezahlt bekommt. In diesem Sinne hat die Arbeitszeiterfassung – auch Personalzeiterfassung oder Zeiterfassung der Arbeitszeit – für beide Vertragsparteien in einem Beschäftigungsverhältnis einen entscheidenden Nutzen: nämlich Transparenz bzw. die Möglichkeit der Kontrolle.
Allerdings ist dies ein weites Feld und gleichzeitig ein kompliziertes Thema: Wann ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht? Gibt es datenschutzrechtliche Regeln, die verhindern, dass das Zeiterfassungssystem zur gänzlichen Überwachung des Mitarbeiters dient? Welche Modelle bzw. Möglichkeiten gibt es zur Arbeitszeiterfassung – wäre ein Muster hilfreich?
Wir wollen im Folgenden diese Fragen und mehr besprechen und Ihnen einen umfassenden Überblick zum Thema geben.
Inhalt
Kompaktwissen: Arbeitszeiterfassung
Ja, seit einem Urteil des EuGH im Mai 2019 sind Arbeitgeber in der EU dazu verpflichtet. Zuvor bestand lediglich die Pflicht, die geleisteten Überstunden aufzuzeichnen, nun muss jedoch die gesamte Arbeitszeit festgehalten werden.
Für die Arbeitszeiterfassung existieren verschiedene Modelle, die wir hier näher erläutern.
Informationen zu den datenschutzrechtlichen Regelungen, die hier relevant sind, erhalten Sie an dieser Stelle.
Was sagt das Arbeitsgesetz zur Arbeitszeiterfassung?
Weniger ein Arbeitsgesetz, vielmehr ein Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gibt es in Deutschland, welches die Arbeitszeiten der Mitarbeiter allgemein und teilweise auch speziell in verschiedenen Branchen regelt. Hier werden u. a. Höchstarbeitszeiten, Pausenzeiten sowie die Regelung von Überstunden festgelegt:
- § 3 ArbZG schreibt vor, dass die werktägliche Arbeitszeit eines Arbeitnehmers nicht mehr als acht Stunden bemessen darf. Eine Verlängerung auf zehn Stunden ist möglich, wenn gewährleistet ist, dass diese Überstunden innerhalb von einem halben Jahr oder innerhalb von 24 Wochen ausgeglichen werden können, sodass durchschnittlich eine tägliche Arbeitszeit von acht Stunden sichergestellt ist.
- § 4 ArbZG regelt die Ruhepausen: Wer mehr als sechs Stunden arbeitet, dem steht mindestens eine Pause von 30 Minuten zu. Wer mehr als neun Stunden arbeitet, muss 45 Minuten bekommen.
- Die Überstundenregelung ergibt sich aus § 3 ArbZG, da gemäß Gesetz ein Freizeitausgleich vorgeschrieben ist. Nichtsdestotrotz ist ein finanzieller Ausgleich zulässig.
Hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung im Arbeitsrecht gibt es in Abs. 2 § 16 ArbZG nun die folgende Vorgabe:
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. […]
Daraus geht hervor: Es gibt keine Verordnung, welche Arbeitszeiterfassung in Deutschland per se vorschreibt. Vielmehr zielt eine solche Vorschrift lediglich auf die Erfassung von Überstunden ab. Theoretisch gilt demnach bisher: Gibt es keine Überstunden, gibt es auch keine Personalzeiterfassung. Aber wie soll das im Vorfeld feststellbar sein?
Bei dieser Gesetzeslage haben sich einige Arbeitszeitmodelle etabliert (die nicht unbedingt trennscharf sind):
- Vertrauensarbeitszeit: Hier gibt es keine festen Arbeitszeiten. Bei dieser Maßnahmen vertraut der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer insoweit, seine Zeit selbst einzuteilen und die Regelungen gemäß Arbeitszeitgesetz und Arbeitsvertrag einzuhalten.
- Gleitzeit: Auch hier können die Mitarbeiter bestimmen, wann sie ihre Arbeit antreten und wann sie sie beenden. Gern wird dies in Verbindung mit einer Kernarbeitszeit angewandt (z. B.: zwischen 11 und 16 Uhr müssen die Arbeitnehmer anwesend sein, davor und danach können sie sich die Arbeitszeit flexibel einteilen).
- Zeitbudget: Hier ist ebenfalls die selbstständige Planung der Mitarbeiter gefordert. Diesen wird eine bestimmte Zeit für ein Projekt zur Verfügung gestellt.
- Verwendungsbezogene Zeiterfassung: Die Arbeitszeit ergibt sich aus der Aufgabe.
Auch bei diesen Modellen ist die Arbeitszeiterfassung bisher nicht verpflichtend, sofern es nicht zu Überstunden kommt. Dies kann sich aber ändern.
EUGH-Urteil: Arbeitszeiterfassung ist nun Gesetz!
Noch ist das Urteil nicht in nationales Recht umgesetzt. Wie die Arbeitszeiterfassung demnach letztendlich in Deutschland ausgeführt werden muss bzw. kann, bleibt abzuwarten.
Gewerkschaftler jedenfalls sind für einen Nutzen für den Arbeitnehmer überzeugt und sehen das Urteil als gewinnbringend, während vornehmlich Arbeitgeber Kritik üben.
Sollte über einen längeren Zeitraum deutlich werden, dass während einer Beschäftigung immer wieder Arbeitszeiten überschritten und Pausenzeiten nicht eingehalten wurden, muss der Arbeitgeber aufgrund seiner Fürsorgepflicht einschreiten. Sollte er mithilfe der Arbeitzeiterfassung ermitteln, dass Mitarbeiter ihre vertraglich vereinbarten Zeiten nicht einhalten und weniger arbeiten, ist mit entsprechenden Konsequenzen zu rechnen. Dazu gehören Abmahnungen sowie eine Kündigung – sogar fristlos, wenn ein entsprechend schwerer Arbeitszeitbetrug festgestellt werden konnte.
Was muss bei einer Arbeitszeiterfassung beachtet werden?
Wollen Arbeitgeber ein System für die analoge oder digitale Arbeitszeiterfassung einführen, müssen sie dabei einige Dinge beachten, um arbeitsrechtskonform vorzugehen.
Zum einen muss der Mitarbeiter über diesen Vorgang informiert sein und den Ansprechpartner dafür kennen. Als Beispiel: Vor einiger Zeit gab es einen Rechtsstreit über das sogenannte Keylogger Tool, welches alle Tastenanschläge auf einer Computertastatur verzeichnet. Es wurde für unzulässig erklärt, weil der Arbeitnehmer gar nicht über diese Software Bescheid wusste und daher das Grundrecht des Arbeitnehmers auf informationelle Selbstbestimmung nicht gegeben ist: Die Daten können dann nicht ihm zugunsten verwendet werden.
Datenschutzrechtliche Regelungen zur Überwachung von Angestellten
Natürlich unterliegt auch die Arbeitszeiterfassung dem Datenschutz. Nach § 32 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) dürfen Arbeitnehmerdaten nur dann erhoben werden, wenn dies zwingend erforderlich für die
- Einstellungsentscheidung,
- Durchführung oder
- Beendigung
des Arbeitsverhältnisses ist. Nicht mehr erforderliche Daten müssen demnach gelöscht werden.
Darüber hinaus ist die Rolle des Betriebsrats bei der Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung – ob Programm, Tabelle zum manuellen Ausfüllen – zu beachten.
Dieser hat Mitbestimmungsrechte, genauso wie er Überwachungs– und Schutzpflichten einhalten muss. Ausschlaggebend ist das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).
Gemäß § 75 BetrVG ist der Betriebsrat verpflichtet, das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter zu schützen. Bestandteil dieser Pflicht ist selbstverständlich auch der Schutz vor einen unberechtigten Eingriff in die Privatsphäre – etwa aufgrund einer solchen Datenerhebung.
Direkte Mitbestimmungsrechte ergeben sich zudem aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Diese gelten bei der
Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen[.]
Zu einer solchen technischen Einrichtung zählt auch ein digitales Programm zur Zeiterfassung.
Möglichkeiten für die einfache Arbeitszeiterfassung mit Vorlage
Wollen Sie das Formular für die Arbeitszeiterfassung möglichst einfach halten, reicht häufig auch das manuelle Eintragen der Zeiten in eine Tabelle. Wir haben daher im Folgenden eine Vorlage für Ihre Arbeitszeiterfassung bereitgestellt. Den Vordruck können Sie sich als DOC- oder als PFD-Datei herunterladen. Möglich ist auch das Anlegen einer Excel-Datei, ein Programm, das auf fast jedem PC installiert ist und sich daher problemlos anwenden lassen sollte.
Muster für die Arbeitszeiterfassung
Arbeitsrechtlich gesehen gibt es für die Arbeitszeiterfassung kein vorgefertigtes Formular, welches Sie verpflichtend einhalten müssen.
Sie können unserer Muster dennoch kostenlos herunterladen und verwenden, dürfen und sollten es aber zudem an Ihre betrieblichen Gegebenheiten bzw. an das individuelle Arbeitsverhältnis anpassen.
Varianten für die automatische Arbeitszeiterfassung mittels einer Software
Je nachdem, welches Arbeitszeitmodell Bestand hat und wie groß der Betrieb ist, sollte sich der Arbeitgeber überlegen, ob er nicht lieber eine elektronische Arbeitszeiterfassung favorisiert. Welches Gerät bzw. welches Programm er dabei einsetzt, ist ihm selbst überlassen.
Möglichkeiten bieten die folgenden Varianten:
- Arbeitszeiterfassung per Stempeluhr: Hierbei handelt es sich um ein vergleichbar altes System, welches auch Stech- oder Kontrolluhr genannt wird und Mitte des 19. Jahrhunderts eingeführt wurde. Der Angestellte bekam dabei eine persönliche Kartonkarte, die dieser dann bei Arbeitsan- und –abtritt in die Stempeluhr hielt und auf diese Weise seinen entsprechenden Stempel bekam. Heutzutage existiert für diese Art der Arbeitszeiterfassung ein elektronisches Terminal, wobei der Mitarbeiter bspw. eine Karte vor ein entsprechendes Gerät hält, welches die Daten auf diesem Chip speichert.
- Erfassen der Arbeitszeit durch Fingerabdruck: Ähnlich funktioniert die Fingerprint-Zeiterfassung, bei welcher der Arbeitnehmer seinen Finger an einen Scanner hält, auf diese Weise identifiziert und gleichzeitig die Arbeitszeit vermerkt wird.
- Mobile Personalzeiterfassung: Insbesondere bei Mitarbeitern, die nicht im Betrieb arbeiten, sondern bspw. auf einer Baustelle oder eben im Außendienst, ist eine solche Methode dienlich. Hier werden die Daten mittels portabler Geräte gespeichert und übermittelt. Möglich wären dabei etwa eine App zur Arbeitszeiterfassung, Barcodescanner, PDAs (Personal Digital Assistant, meist in Form eines tragbaren PCs, der auch für die persönliche Aufgabenverwaltung verwendet werden kann) oder andere spezielle Hardware.
- Programm zur Arbeitszeiterfassung online: Eine webbasierte Erfassung hat den Vorteil, dass die Daten jederzeit für jeden verfügbar und schnell und unkompliziert umsetzbar sind. Dabei loggt sich der Angestellte in das System ein und arbeitet weiter, wie er es gewöhnt ist. Ist er fertig, loggt er sich wieder aus und das Programm speichert eigenständig die Ein- und Ausgangszeiten. Ein Nachteil ist jedoch, dass hierfür eine ununterbrochene Internetverbindung bestehen muss.
Kritikpunkte bei der elektronischen Arbeitszeiterfassung
Geht es nur darum, die An- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter zu dokumentieren, sollte es bei einer digitalen Überwachung der Mitarbeiter keine Probleme geben. Je genauer das Programm, desto genauer sind allerdings auch die Aufzeichnungen, die über den Mitarbeiter und seine Gewohnheiten gemacht werden.
Komplizierter wird es, wenn z. B. die Arbeitszeit bei Dienstreisen verfolgt werden soll. Dabei sind mobile Geräte möglich, das manuelle Melden bei der Firma oder eben auch die Positionserfassung per GPS. Doch was, wenn jede Bewegung der Arbeitnehmer nun aufgezeichnet werden? Was, wenn jeder Toilettengang, jedes Schnacken in der Kaffeeküche nun aufgezeichnet wird?
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Meine Chefin möchte das ich die Arbeitszeit die ich vor meinem Dienst tätige nicht vor meinem Dienst erfassen sondern ich soll sie an meinen Dienst hinten dran hängen. Ist das erlaubt ?
Beispiel: Beginn 7.30 Uhr Ende 16.30, normal ist 8.15 Beginn, ich soll schreiben Beginn 8.15 Uhr Ende 17.15 Uhr
Ich habe Fragen,
ist ein Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet mir die im Vertrag vereinbarten wöchentlichen Arbeitsstunden zur Verfügung zu stellen? Und ist es Arbeitszeitbetrug wenn eine dafür zuständige Kollegin die die wöchentlichen Arbeitsstunden auf alle Kolleginnen aufteilt, dies mit Vorsatz so tut das ich regelmäßig auf Minusstunden komme? Also so das ich selten auf meine vertraglich festgehaltenen wöchentlichen Arbeitsstunden komme. Und mein Arbeitgeber wahrscheinlich nichts davon weiß!