Ein Arbeitsnachweis ist ein wichtiges Dokument, das die Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers festhält. Er dient sowohl der Erfassung von Arbeitsstunden als auch der Nachweisführung gegenüber Behörden oder für behördliche Zwecke. Aber was beinhaltet ein Arbeitsnachweis und wie sieht ein solcher Nachweis aus? Erfahren Sie hier, wer ihn benötigt und was dabei zu beachten ist. Zudem erklären wir Ihnen den Unterschied zwischen dem Arbeitsnachweis und der Arbeitsbescheinigung sowie verschiedene Formen der Arbeitszeiterfassung, die heutzutage genutzt werden. Im Anschluss finden Sie für den Arbeitsnachweis ein Muster, welches Sie kostenlos herunterladen und auf Ihre Situation anpassen können.
Inhalt
Kompaktwissen: Arbeitsnachweis
Er dokumentiert die geleisteten Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers. Der Arbeitsnachweis wird vom Arbeitgeber ausgestellt. Mehr zur Begriffserklärung können Sie hier nachlesen.
Nein, ein Arbeitsnachweis ist kein Arbeitsvertrag. Während der Arbeitsvertrag die Bedingungen des Arbeitsverhältnisses festlegt, dokumentiert der Arbeitsnachweis lediglich die tatsächlich geleistete Arbeitszeit.
Ein Arbeitsnachweis wird von Arbeitnehmern und Arbeitgebern benötigt, um Arbeitszeiten zu erfassen und nachzuweisen. Zudem kann beispielsweise die Agentur für Arbeit einen Arbeitsnachweis verlangen. Welche Arbeitsnachweise es gibt, erfahren Sie in diesem Abschnitt.
Begriffserklärung und gesetzliche Grundlage
Ein Arbeitsnachweis ergibt sich aus § 17 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und dokumentiert die geleistete Arbeitszeit. Er erfasst den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit eines Arbeitnehmers. Der Nachweis dient der Kontrolle, ob gesetzliche Vorgaben wie der Mindestlohn und maximale Arbeitszeiten eingehalten werden. Sie können den Arbeitsnachweis bei Ihrem Arbeitgeber anfordern, wenn Sie ihn beispielsweise für behördliche Zwecke oder zur Überprüfung Ihrer Arbeitszeiten benötigen.
Dabei gibt es Unterschiede zwischen den Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Arbeitszeiten korrekt erfasst und ordnungsgemäß gespeichert werden. Als Arbeitnehmer sind Sie hingegen dafür verantwortlich, Ihre Arbeitszeit korrekt anzugeben und eventuelle Abweichungen zu melden.
Verwechseln Sie den Arbeitsnachweis nicht mit der Arbeitsbescheinigung. Der Arbeitsnachweis dokumentiert die geleistete Arbeit und Ihre Arbeitszeiten, während es sich bei der Arbeitsbescheinigung um ein offizielles Dokument handelt, das Ihr Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausstellt. Die Arbeitsbescheinigung erhält Informationen über die Dauer der Beschäftigung und die Art der Tätigkeit. Sie ist wichtig, wenn Sie nach einer Kündigung Arbeitslosengeld beantragen oder Ihre Berufserfahrung nachweisen müssen.
Für den Arbeitsnachweis beträgt die Aufbewahrungsfrist mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG)). Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass dieser während der gesamten Zeit vor unbefugtem Zugriff geschützt ist.
Welche Arbeitsnachweise gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsnachweisen, die je nach Situation und Zweck erforderlich sind. So wird häufig ein Arbeitsnachweis von der Agentur für Arbeit oder vom Arbeitsamt verlangt, um Arbeitslosengeld oder andere Sozialleistungen zu berechnen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die Beschäftigungsdauer sowie die Arbeitszeiten von Ihnen bestätigen. Auch kann der Arbeitsnachweis für den Kindergarten eine Rolle spielen, zum Beispiel für die Beantragung eines Kindergartenplatzes. Hier kann eine Arbeitsbescheinigung (auch Arbeitgeberbescheinigung genannt) erforderlich sein, die bestätigt, dass ein Elternteil zu bestimmten Zeiten arbeitet und daher auf eine Kinderbetreuung angewiesen ist.
Arbeiten Sie im Homeoffice, kann die Zeiterfassung auf unterschiedliche Weise erfolgen. Die geleistete Arbeitszeit kann in digitalen Systemen, Tabellen oder speziellen Zeiterfassungs-Apps dokumentiert werden. Ebenso kann der Arbeitsnachweis nach der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses von Bedeutung sein, wenn Sie zum Beispiel Arbeitslosengeld beantragen möchten.
Je nach Arbeitsverhältnis gibt es besondere Regelungen:
- Arbeitsnachweis bei Kurzarbeit: Arbeitgeber müssen die Arbeitsstunden detailliert erfassen, um die staatlichen Zuschüsse (Kurzarbeitergeld) korrekt abzurechnen.
- Auch ist der Arbeitsnachweis bei einem Minijob verpflichtend, um sicherzustellen, dass der Mindestlohn tatsächlich für jede Arbeitsstunde gezahlt wird und die gesetzlichen Grenzen der Arbeitszeit eingehalten werden.
Ob durch Stempeluhren, digitale Systeme oder manuelle Aufzeichnungen – die Erfassung der Arbeitszeit ist in vielen Bereichen gesetzlich vorgeschrieben.
Was ist ein elektronischer Arbeitsnachweis?
Ein elektronischer Arbeitsnachweis wird digital erfasst. Viele Unternehmen setzen auf die elektronische Zeiterfassung, die eine präzise Erfassung der Arbeitszeit ermöglichen. Sie ersetzt die manuellen Methoden wie Stundenzettel oder Stempeluhren. Besonders praktisch sind webbasierte Plattformen, welche auch für den Arbeitsnachweis im Homeoffice genutzt werden können.
Ein digitaler Arbeitsnachweis per App ist ebenso möglich aufgrund der mittlerweile zahlreichen mobilen Apps, mit denen Sie Ihre Arbeitszeit flexibel erfassen können. Arbeitgeber profitieren dabei von einer zentralen Verwaltung der Arbeitszeiten, während Sie als Arbeitnehmer jederzeit Einblick in Ihre erfassten Stunden haben. Viele dieser Systeme können mit Lohnabrechnungs- oder Projektmanagement-Software verbunden werden. Das erleichtert nicht nur die Zeiterfassung, sondern es können auch administrative Prozesse effizienter und einfacher werden.
Der Arbeitsnachweis: Eine Vorlage zum Herunterladen
Wenn Sie den Arbeitsnachweis ausfüllen, gibt es keine festgelegte Form. Wichtig ist nur, dass die folgenden Informationen vorhanden sind:
- Name und Anschrift des Arbeitgebers und Arbeitnehmers
- Beginn und Ende der Arbeitszeit, einschließlich Pausen
- Gesamtarbeitszeit des Tages
- Falls relevant: Die Tätigkeitsbereiche
Anbei finden Sie für den Arbeitsnachweis ein Muster, wie ein solcher Nachweis aussehen könnte:
Hier erhalten Sie das Muster eines Arbeitsnachweises.
Beachten Sie: Es handelt sich hierbei nicht um ein verbindliches Dokument, sondern um eine Orientierungshilfe, die der jeweiligen Anpassung bedarf.
Laden Sie hier unser Muster als Word- oder PDF-Dokument kostenlos herunter.
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