Was bedeutet „Freier Mitarbeiter“? – Infos zum Begriff, zur Sozialversicherung und zum Vertrag über freie Mitarbeit

Freier Mitarbeiter müsste man sein – so mancher Angestellte sehnt sich gern mal nach den Vorzügen, sein eigener Chef zu sein und den Arbeitsalltag selbst bestimmen zu können. Eine solche „freie Tätigkeit“ verspricht Unabhängigkeit und Abwechslung, was in manchen Fällen insbesondere für langjährige Angestellte ein Grund zum Träumen sein dürfte.

Doch derjenige, der sich genauer mit dem Thema beschäftigt, muss feststellen, dass es nicht ganz so einfach ist, freier Mitarbeiter zu werden und eine solche Tätigkeitsform auch mit vielen Nachteilen einhergeht. Die größte von ihnen: Unsicherheit. Unsicherheit bei der Auftragslage, beim unregelmäßigen Gehalt, bei der Versorgung in schlechten Zeiten (etwa Krankheiten) und mehr.

Und auch Arbeitgeber profitieren gern von der Flexibilität freier Mitarbeiter, vermissen hier jedoch schnell die Vorzüge von festen Angestellten. Um das Thema für Sie zu entwirren, haben wir einen ausführlichen Ratgeber auf die Beine gestellt, in dem wir auf Fragen wie die folgenden eingehen: Was genau ist ein freier Mitarbeiter? Welche Vor- und Nachteile gibt es? Wie muss ein Vertrag für freie Mitarbeiter aussehen? Und welche rechtlichen Pflichten gehen mit einer solchen Tätigkeit einher z. B.: Wie muss ich meine freie Mitarbeit beim Finanzamt anmelden?

Was sind freie Mitarbeiter? Definition & Erläuterungen

Das Kennzeichen eines freien Mitarbeiters ist seine Selbstständigkeit: Auch wenn er für einen Auftraggeber arbeitet, ist er nicht bei diesem angestellt und somit nicht weisungsgebunden. Das bedeutet, dass er damit auch nicht in den alltäglichen Arbeitsablauf der auftraggebenden Firma eingebunden ist. Vielmehr kann er sich seine Arbeit in Bezug auf Zeit und Ort selbst einteilen.

Darüber hinaus ist ein freier Mitarbeiter (auch Freelancer) dazu befugt, mehrere Aufträge ebenfalls von anderen Auftraggebern gleichzeitig anzunehmen, oder diese eben abzulehnen. Daraus resultiert auch die zeitliche Begrenzung der Beschäftigung bei einem Auftraggeber – der Freelancer arbeitet nur so lange für das jeweilige Unternehmen, wie es für das Projekt notwendig ist. Natürlich kann er daraufhin erneut beauftragt werden, allerdings kann eine solche Praxis auch Risiken bergen (Stichwort Scheinselbstständigkeit, dazu hier mehr).

Abgrenzungen: Freiberufler und feste freie Mitarbeiter

Was solche „freien Tätigkeiten“ angeht, so werden hier oftmals verschiedene ähnliche Begriffe in einen Topf geworfen. Um den Begriff „freier Mitarbeiter“ besser zu definieren, finden wir es daher wichtig, einige Abgrenzungen vorzunehmen.

• fester freier Mitarbeiter: Hierbei handelt es sich weniger um eine Abgrenzung, als um eine Spezifizierung. Freelancer, die von derselben Firma immer wieder Aufträge erhalten, werden oftmals als feste freie Mitarbeiter bezeichnet.
• Freiberufler: Der Hauptunterschied ist hier, dass Freiberufler durchaus auch angestellt sein können, während ein freier Mitarbeiter immer einer selbstständigen Tätigkeit nachgeht und diese auch beim Finanzamt als solche auch angeben müssen. Im Einkommenssteuergesetz sind solche freiberuflichen Aktivitäten aufgelistet. Dazu gehört etwa die selbständige Berufstätigkeit von Ärzten, Dolmetschern, Rechtsanwälten, Journalisten und mehr.
• Arbeitnehmerähnliche Selbstständige: Hierbei handelt es sich um eine weitere Spezifikation des freien Mitarbeiters, der wirtschaftlich (aber nicht persönlich) vom Arbeitgeber abhängig ist. Dieser verdient in der Regel mehr als 520 Euro monatlich, beschäftigt selbst keine versicherungspflichtigen Angestellten und ist zum größten Teil nur für einen Auftraggeber tätig sind. Er unterliegt damit auch der Rentenversicherungspflicht.
• Freelancer: Wie oben bereits erwähnt, sind Freelancer das gleiche wie freie Mitarbeiter. Der Begriff stammt aus dem Mittelalter, wo er freie Lanzenträger bezeichnete, die sich im Krieg als Söldner verdingten.

Vor- und Nachteile einer freien Mitarbeit

Wie erwähnt genießt ein freier Mitarbeiter nicht nur die Vorzüge seiner selbstständigen Beschäftigung, sondern muss auch so einige Nachteile in Kauf nehmen. Auch der Auftraggeber muss sich über beide Seiten einer solchen Beschäftigung im Klaren sein.

Vorteile für Auftragnehmer und -geber

Als Freelancer können Sie von diesen Vorzügen profitieren:

• Sie entscheiden über den Auftrag: Sie haben die Freiheit, uninteressante Aufträge abzulehnen bzw. Auftraggeber, mit denen die Zusammenarbeit in der Vergangenheit nicht gut funktioniert hat, nicht zu akzeptieren. Auch über die Zeit, die Sie hier investieren möchten, können Sie selbst entscheiden. Sie haben darüber hinaus die Freiheit, so viel oder so wenig zu arbeiten, wie Sie möchten.
• Sie können jedes Mal Ihr Gehalt verhandeln: Sie haben Einfluss darauf, wie viel Geld Sie für Ihre Arbeit verlangen möchten. Natürlich sind auch hier passende Argumente notwendig, aber meist trägt die wachsende Erfahrung zu einer Erhöhung der Gage bei.
• Sie können die Arbeitsbedingungen selbst verhandeln: Hierzu zählt nicht nur die Bezahlung, sondern auch Arbeitszeiten und der Arbeitsort.

Unternehmen, die freie Mitarbeiter beschäftigen, sehen in der Regel die folgenden Vorteile:

• Sie können nach Bedarf planen: Sollte ein Projekt mehrere Arbeitskräfte benötigen, als in der Firma vorhanden sind, kann ein freier Mitarbeiter unter Vertrag genommen werden – nur für eine begrenzte Zeit, nur so lange, wie das Projekt dauert. Auf diese Weise muss nicht gleich ein neuer Angestellter gesucht werden, der nach Ende des Projekts quasi überflüssig wäre.
• Es gibt keine Kündigungsfrist: Sollte ein freier Mitarbeiter nicht zufriedenstellend arbeiten, kann die Zusammenarbeit in der Regel recht kurzfristig beendet werden.
• Sie können unter Umständen sparen: Für einen Angestellten zahlen Arbeitgeber Sozialabgaben, was bei einer freien Mitarbeit wegfällt. Möglicherweise ist diese dann günstiger.

Nachteile für Auftragnehmer und -geber

Die Kehrseite der freien Mitarbeit lassen den Traum der im Alltagstrott gefangenen Angestellten häufig platzen. Sicherlich ist es reizvoll, der eigene Boss zu sein, doch ein freier Mitarbeiter muss sich auch für die folgenden Umstände wappnen:

• Sie erhalten kein regelmäßiges Gehalt: Ihr Verdienst ergibt sich aus der momentanen Auftragslage. Gibt es keinen Bedarf für Ihre Dienste oder möchte niemand Sie beauftragen, erhalten Sie auch kein Geld.
• Sie müssen sich um Ihre Versicherungen kümmern: Ein freier Mitarbeiter muss seine Krankenversicherung, Rentenversicherung usw. selbst zahlen, was bei einem Angestellten der Arbeitgeber übernimmt. Diese können für Selbstständige schnell teuer werden.
• Sie haben keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub oder auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: Möchten Sie nicht arbeiten, weil Sie eine Pause brauchen oder sind Sie nicht in der Lage dazu, weil Sie krank sind, dann haben Sie keine Absicherung. In diesem Fall müssen Sie damit leben, dass Sie keinen Lohn erhalten, wie es bei einem Angestelltenverhältnis der Fall ist.

Als Unternehmen, das auf Freelancer setzen möchte, müssen Sie folgende Nachteile einberechnen:

• Sie müssen evtl. auf Loyalität und Teamplay verzichten: Ein freier Mitarbeiter ist in der Regel nicht Teil des festen Teams. Dies kann sich auf das Betriebsklima auswirken.
• Sie müssen jeden neuen Freelancer einarbeiten: Jedes Unternehmen arbeitet anders, daher müssen Sie zunächst einen Unbekannten mit Ihren Vorgehensweisen vertraut machen. Dies kann Sie wertvolle Zeit kosten.
• Sie können sich nicht auf die Verfügbarkeit verlassen: Wollen Sie jemanden für eine begrenzte unter Vertrag nehmen, können Sie sich nicht darauf verlassen, dass Sie auch einen passenden freien Mitarbeiter finden. Diese könnten Ihren Auftrag nicht annehmen wollen oder bereits verplant sein.

Freie Mitarbeiter: Was ist zu beachten?

Kommen wir zu den rechtlichen Sachen: Wollen Sie selbst freier Mitarbeiter werden oder als Firma jemanden unter Vertrag nehmen, gibt es einige wichtige Dinge zu beachten. Wie wir bereits zuvor erwähnt haben, muss der Freelancer sich als solcher beim Finanzamt anmelden. Daher wirkt sich die Arbeit als freier Mitarbeiter auf die Steuern aus. Aus Sicht des Arbeitgebers ist dies positiv: Sie müssen für diese Arbeitskraft keine Lohnsteuern zahlen und auch keine Sozialabgaben.

Ein wichtiger Punkt ist darüber hinaus, dass es aber schnell zur Scheinselbstständigkeit kommen kann. Dies muss ein freier Mitarbeiter vermeiden, denn dies zählt im schlimmsten Fall in den Augen des Gesetzgebers als Schwarzarbeit und wird bestraft.

Eine Scheinselbstständigkeit entsteht, wenn ein freier Mitarbeiter als solcher beim Finanzamt gemeldet ist, allerdings von nur einem Arbeitgeber abhängig ist, dessen Weisungen folgt, die gleichen Aufgaben wie die Angestellten übernimmt und generell auch genauso behandelt wird. Hierbei ist es gleichgültig, was im Vertrag steht, entscheidend ist die Praxis.

Sollte dies im Nachhinein dem Finanzamt oder den Sozialversicherungen auffallen, müssen die Unternehmen häufig die Beiträge für diesen Mitarbeiter nachzahlen. Möglicherweise kommt dann sogar eine Strafzahlung auf die Firma zu.

Details zum Arbeitsvertrag: Ein freier Mitarbeiter braucht Sonderregelungen

Grundsätzlich kann zwar auch ein mündlicher Vertrag gelten, allerdings ist in diesem Fall davon abzuraten. Ein freier Mitarbeiter unterliegt in der Regel einem Werk-, Honorar oder einem Dienstleistungsvertrag. Welche Art von Vertrag zustande kommt, hängt von der Tätigkeit ab, die durch die freie Mitarbeit verrichtet werden soll. Es kann auch Mischformen geben.

Ein freier Mitarbeiter, aber auch ein Auftraggeber, sollte sich über die wichtigsten Bestandteile im Klaren sein, die mit einem solchen Dokument vorhanden sein sollten, um die Rahmenbedingungen für die anstehende Zusammenarbeit abzuklären. Dazu gehören die folgenden:

1. Nennung beider Vertragsparteien
2. Art und Umfang der Arbeitsleistung, die erbracht werden soll
3. Vereinbarungen zur Vergütung, vor allem deren Höhe, optional aber auch zu Vorschüssen, Erfolgsprovisionen u. Ä.
4. Dauer der Zusammenarbeit, evtl. auch eine Kündigungsfrist

Möglich sind darüber hinaus bspw. Festlegungen zum Datenschutz, zur Verschwiegenspflicht (z. B. Betriebsgeheimnisse) oder zu einem Abwerbeverbot.

Wie ein freier Mitarbeiter die Versicherung regelt

Da er selbstständig ist, muss ein freier Mitarbeiter seine Sozialversicherung selbst abschließen und bezahlen. Wichtig ist hier vor allem die Krankenversicherung, die in Deutschland eine Pflichtversicherung ist. Alle anderen Sozialversicherungen sind zwar empfehlenswert, jedoch nicht vorgeschrieben.

Dabei kann sich der Selbstständige entweder für eine private oder eine gesetzliche Krankenkasse entscheiden. Wichtig ist nur, dass eine solche Versicherung überhaupt abgeschlossen wird.

Die Pflegeversicherung wird in der Regel dort abgeschlossen, wo die Krankenversicherung abgeschlossen wurde. Dies ist aber nicht verpflichtend.

Hinsichtlich der Rentenversicherung kann sich ein freier Mitarbeiter dazu entscheiden, eine freiwillige gesetzliche Versicherung abzuschließen. Hier kann er in der Regel zwischen einem minimalen und einem maximalen Beitrag wählen.

Um eine Unfallversicherung kann ein Freelancer sich kümmern, indem er sich freiwillig bei der Berufsgenossenschaft versichert. Die Beiträge bemessen sich hier nach dem Jahresarbeitsverdienst.

Auch eine freiwillige Arbeitslosenversicherung ist für Selbstständige möglich.

Beachten Sie: Sind Sie als freier Mitarbeiter tätig, gehen nebenher jedoch zusätzlich einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung nach, sind Sie damit in der Arbeitslosenversicherung versicherungspflichtig.

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Über den Autor

Jörg K.

Jörg hat Rechtswissenschaften an der Universität Passau studiert. Nachdem er Erfahrung in verschiedenen Verlagen gesammelt hat, stieß er 2019 zur Redaktion von arbeitsvertrag.org. In seinen Ratgebern befasst er sich mit verschiedenen Themen rund um Arbeitsrecht.